Per celebrare San Valentino vi proponiamo un articolo speciale a firma dell’Avv. Antonella D’Iorio e della Dott.ssa Arianna Crepaldi che esplora uno dei legami professionali a noi più cari: quello tra consulente e cliente. Attraverso un intrigante parallelismo tra amore e compliance, intraprenderemo un affascinante viaggio per scoprire le “Cinque Regole d’Oro” fondamentali per costruire una relazione professionale solida, duratura e, al tempo stesso, perfettamente compliant.
La festa degli innamorati è celebrata in tutto il mondo, sebbene le modalità possano variare notevolmente a seconda delle diverse culture. Tra cene romantiche, serenate, scambi di fiori e messaggi, per noi Consulenti questa ricorrenza rappresenta un’occasione per riflettere su valori fondamentali che non appartengono solo alla sfera personale, ma anche a quella professionale come fiducia, trasparenza e sicurezza.
Questi principi, essenziali nei rapporti umani, rivestono un ruolo cruciale anche nel mondo del business e della protezione dei dati personali. Ogni giorno, aziende e professionisti gestiscono un’enorme quantità di informazioni sensibili, spesso senza una piena consapevolezza dei rischi connessi. Così come una relazione affettiva si costruisce con cura e responsabilità, anche la compliance non si limita a essere un mero obbligo burocratico, ma rappresenta un investimento strategico per la solidità e la crescita di qualsiasi organizzazione.
Sia l’amore sia la compliance si basano su equilibri delicati: non basta un’attrazione iniziale per garantire stabilità e durata. Entrambi necessitano di fiducia, trasparenza, protezione e impegno costante. Allo stesso modo, nessuna organizzazione pubblica o privata oggi potrà dirsi realmente compliant senza un approccio strutturato, interdisciplinare e metodico di fronte alle sfide della trasformazione digitale.
Il parallelismo tra questi due ambiti è significativo. La conformità alle normative non consiste nel rincorrere ogni nuova legge con eccessiva frenesia o, al contrario, con passiva rassegnazione, così come non è possibile lasciarsi affascinare da ogni innovazione tecnologica senza una valutazione ponderata. Occorre invece costruire un sistema solido, sostenibile, capace di evolversi nel tempo, esattamente come un rapporto destinato a durare.
E, come in ogni rapporto ben riuscito, anche la compliance ha le sue regole fondamentali.
Di seguito, cinque principi essenziali, cinque regole d’oro per un sistema di conformità efficace e duraturo:
1. FIDUCIA: la base di ogni relazione, anche digitale
Non c’è relazione senza fiducia e non c’è digitalizzazione senza protezione dei dati. Ogni volta che qualcuno affida i propri dati a un’azienda privata o a un ente pubblico, compie un atto di fiducia. Ma questa fiducia va mantenuta e consolidata, giorno dopo giorno.
Il rischio: Senza una governance chiara sui dati, un’organizzazione rischia di violare la normativa, perdere credibilità e subire sanzioni.
Best practice:
- Definire e comunicare una privacy policy chiara e comprensibile.
- Formare il personale su sicurezza informatica, gestione documentale e conservazione digitale.
- Adottare un approccio by design e by default per garantire la sicurezza dei dati fin dalla progettazione dei sistemi.
2. TRASPARENZA: chiarezza alla base di un legame duraturo
Le relazioni si fondano sulla trasparenza. Lo stesso vale per la digital compliance: ogni organizzazione deve essere in grado di spiegare in modo chiaro e accessibile come vengono trattati i dati e quali sono le misure di sicurezza adottate.
Il rischio: Pratiche poco trasparenti generano sfiducia, aumentando il rischio di reclami, indagini e sanzioni.
Best practice:
- Integrare la privacy by design nei processi di digitalizzazione.
- Garantire che le informative privacy siano semplici, accessibili e aggiornate.
- Stabilire criteri chiari per la registrazione e conservazione dei dati, in linea con le Linee Guida AgID e le normative europee.
3. PROTEZIONE: difendere i dati come si difende un amore vero
Una relazione sana si protegge dai pericoli esterni, proprio come un’organizzazione deve difendersi da minacce come attacchi informatici, accessi non autorizzati e violazioni dei dati.
Il rischio: Cyber attacchi, phishing e ransomware possono compromettere la sicurezza delle informazioni, con gravi conseguenze economiche e legali.
Best practice:
- Implementare autenticazione a due fattori (MFA) per i sistemi critici.
- Effettuare backup periodici e testarne il ripristino.
- Adottare un sistema di cybersecurity aggiornato e in linea con la Direttiva NIS 2.
4. RESPONSABILITÀ: definire ruoli e competenze per una relazione duratura
In una coppia, il dialogo e la ripartizione delle responsabilità sono fondamentali per evitare incomprensioni e squilibri.
Lo stesso vale per la compliance: oggi più che mai è necessario un approccio interdisciplinare, che coinvolga figure come:
DPO: Vigila sul rispetto delle normative privacy e funge da punto di contatto con le autorità di controllo.
Responsabile della Cybersecurity: Protegge i sistemi informatici da minacce esterne e coordina la risposta agli incidenti di sicurezza.
RDC: Garantisce che i documenti digitali siano archiviati in modo sicuro, autentico e conforme alle normative.
Solo con ruoli ben definiti e responsabilità condivise, una relazione — così come la compliance — può crescere in modo sano e duraturo.
Il rischio: Senza un modello organizzativo chiaro, le aziende rischiano di accumulare inefficienze e vulnerabilità.
Best practice:
- Definire ruoli e responsabilità in modo chiaro e documentato e mantenere aggiornato il registro dei trattamenti.
- Implementare misure di sicurezza e verificare regolarmente la protezione dei sistemi.
- Garantire l’archiviazione sicura dei documenti e controllare periodicamente l’integrità dei dati.
- Pianificare audit periodici.
5. AUTENTICITÀ: vince in amore e anche nella sicurezza digitale
L’autenticità oggi va ad aggiungersi ad integrità, riservatezza e disponibilità. Questo concetto, introdotto dal D.lgs. 138/2024 e dal Cybersecurity Act (Regolamento UE 2019/881), implica che le organizzazioni non debbano solo proteggere i dati, ma anche garantire che essi siano veri, tracciabili e non alterabili.
Il rischio: Un sistema documentale privo di controlli adeguati può compromettere affidabilità delle informazioni e ostacolare la compliance.
Best practice:
- Implementare una metadatazione granulare e coerente nei documenti digitali.
- Rivedere le procedure di gestione di data breach, tenendo conto del principio di autenticità dei dati. Un data breach non comporta solo il rischio di esposizione o perdita di informazioni, ma può anche implicare la manipolazione dei dati stessi. Garantire l’autenticità significa poter dimostrare che i dati non sono stati alterati durante o dopo un incidente, assicurando la loro integrità e tracciabilità. (Ad esempio, l’uso di firme digitali e log immutabili).
- Aggiornare le politiche di registrazione e conservazione dei log degli amministratori di sistema.
In conclusione, una relazione stabile non si basa solo su emozioni del momento, ma su scelte ponderate e su un impegno costante. Allo stesso modo, una digital compliance efficace non può essere considerata esclusivamente una questione tecnologica, ma deve poggiare su una sinergia complessa che coinvolge metodo, organizzazione e cultura aziendale.
Le normative europee – dal GDPR al NIS 2, dal Cybersecurity Act all’AI Act – non rappresentano ostacoli da superare, ma strumenti fondamentali per garantire libera circolazione dei dati, trasparenza, sicurezza e sostenibilità.
Così come un legame saldo si nutre di cura, responsabilità e impegno quotidiano, una strategia di compliance ben strutturata consente di proteggere dati, clienti e il futuro di un’organizzazione.
Per approfondire questi temi e costruire una digital compliance solida e sostenibile, si consiglia la lettura dell’ultima Newsletter dell’Avv. Andrea Lisi.
Buon San Valentino digitale!
