Le tecnologie digitali detengono un enorme potenziale ma deve trattarsi di tecnologie diffuse ed affidabili, cioè a vantaggio di tutti e sicure. Non volendo ovviamente mettere in discussione quanto sia incisivo l’impatto delle tecnologie digitali sul nostro modo di vivere e di fare business, è opportuno attenzionare come solo lo sviluppo di una strategia sistematica e di lungo periodo consenta di cogliere i benefici di una società digitalizzata.
La dott.ssa Patrizia Sormani, esperta di gestione documentale, conservazione digitale e firme elettroniche e docente del Master – Responsabili della conservazione 4.0: competenze, ruolo, responsabilità, approfondisce l’importanza della definizione delle procedure a tutela della memoria storica delle informazioni.
La Conservazione Digitale
Tutto ciò presuppone necessariamente una contaminazione tra le diverse competenze: legal, It, archivistica, sicurezza, privacy, in grado di stimolare il confronto, condividere conoscenze e promuovere azioni coordinate al fine di tutelare il patrimonio informativo e documentale che viene creato attraverso la digitalizzazione dei processi operativi.
La conservazione digitale dei documenti è un processo in grado di conferire validità ai documenti garantendo il valore probatorio nel tempo. Si avvale di un sistema che si compone di un’organizzazione, di soggetti coinvolti e ruoli svolti, di un modello di funzionamento, di processi, di architetture di sistema e di infrastrutture tecniche.
Lo scopo della conservazione deve portare alla completa protezione dei documenti informatici ed alla loro massima reperibilità. Diviene fondamentale garantire e contestualizzare le informazioni e la loro integrità. Le informazioni ormai sono basate su bit, su sequenze, su contesti che cambiano e probabilmente se non correttamente tutelate cosa resta delle stesse? Molto meno delle informazioni ricavabili dagli antichi papiri o dalle perenni steli incise sulla pietra.
Come costruire una memoria digitale performante e sostenibile?
Se le informazioni sono rilevanti chi si occupa di mantenere la loro permanenza nel tempo e tramandarle al mondo futuro? Autenticità, permanenza ma anche scarto delle informazioni, divengono tematiche essenziali perché memorizzare un bit ha anche un costo in termini energetici, di sostenibilità e tale costo è costantemente in crescita. Come costruire una memoria digitale performante e sostenibile? Divengono essenziali alcuni aspetti: metadatare per individuare le relazioni di contesto dei documenti e delle informazioni, ordinare, gestire secondo logiche archivistiche le informazioni ma anche prevedere una gestione performante dello scarto. La memoria digitale si costruisce su modelli di gestione, formazione e conservazione dei dati poiché si tratta di una memoria dinamica. Ma chi si occupa di diventare difensore della trasmissione della memoria storica della documentazione e delle informazioni?
Memoria Digitale
Nel contesto pubblico italiano, la memoria delle informazioni digitali è gestita da norme che mirano alla massima tutela delle informazioni ma nel contesto privato non sempre si ha la medesima sensibilità. Ipotizzare la tutela delle informazioni nel tempo deve prevedere un concetto di archivio ma contestualmente di gestione dinamica dello stesso con un processo di costruzione delle informazioni nel tempo. Lo scopo ultimo della conservazione dei documenti digitali è di rendere disponibili i documenti stessi anche a distanza di decenni, assicurando l’integrità delle informazioni contenute e della sua forma. Gli strumenti informatici sono soggetti ad una rapida obsolescenza e la dematerializzazione documentale espone al rischio dell’impossibilità di fruire dei documenti prodotti con tecnologie estinte. La tutela delle stesse diviene quindi una missione per tutti, per garantire che nel futuro venga tramandata la memoria storica del nostro presente o del nostro passato più recente e digitalizzato.
Il Manuale della Conservazione
Il processo di digitalizzazione delle informazioni e della memoria delle stesse è opportuno che presupponga il monitoraggio ed il presidio di tutte le fasi del ciclo di vita del documento informatico, inclusa quella della conservazione: affinché un processo di trasformazione abbia successo deve essere supportato dalla definizione di procedure e dal controllo di gestione pianificato per le varie fasi.
Il Manuale di Conservazione rappresenta quindi il documento informatico che illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione dei processi, in particolare le modalità di versamento, archiviazione e distribuzione, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate ed ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento del sistema, per tutelare nel tempo i documenti, le informazioni e la loro memoria.
