Con l’espansione dei flussi di dati e documenti digitali, la necessità di conservare in modo corretto, sicuro e trasparente il proprio patrimonio informativo e documentale è diventata una priorità per molte realtà. A rendersi necessario, in questo scenario, è la figura del Responsabile della conservazione (RDC), un professionista sempre più richiesto tanto nel settore pubblico quanto in quello privato. Tale figura professionale si sta imponendo ormai nel mondo della consulenza tecnica e normativa perché può essere considerato come un garante del nostro patrimonio informativo.
RDC tra storia e responsabilità
Il tema della conservazione dei documenti digitali non è nuovo. Già a partire ai primi anni ’90 la normativa italiana si è occupata di supporti, firme e documenti digitali, ma è nel 2005, con il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che ha riconosciuto pienamente il valore strategico del documento nativo informatico, ponendo le basi per una sua corretta conservazione nel tempo. Da allora, l’aggiornamento del quadro regolatorio europeo e nazionale ha contribuito a rafforzare ulteriormente questa necessità, raggiungendo la sua consacrazione nel 2022 con le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Tali Linee guida hanno posto il Responsabile della conservazione come figura centrale del processo documentale, rendendola obbligatoria sia nelle Pubbliche Amministrazioni e sia nelle aziende private che producono e conservano documenti digitali. Rivestire tale ruolo comporta, però, responsabilità complesse che includono competenze giuridiche, archivistiche, informatiche e organizzative.
Tra le principali attività di questo profilo si possono individuare:
- Definizione delle politiche di conservazione e dei requisiti funzionali del sistema di conservazione;
- Gestione del processo di conservazione, garantendone nel tempo la conformità alla normativa vigente;
- Monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione attraverso modifiche periodiche ed eventuali interventi tempestivi in caso di degrado del sistema;
- Predisposizione delle misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
- Interazione con i diversi attori coinvolti nel processo di conservazione documentale.
Una professione in continua evoluzione
Quella del Responsabile della conservazione, però, non è una figura statica ma è soggetta a continue trasformazioni, in accordo con le evoluzioni digitali in atto. L’aggiornamento normativo e tecnologico è ormai una costante del settore digitale e coinvolge ambiti sempre più ampi che spaziano dalla cybersecurity alla conservazione documentale fino all’intelligenza artificiale, includendo anche le questioni più etiche emerse negli ultimi anni.
Con riferimento specifico al settore della conservazione digitale, la stessa normativa di riferimento ha subito un’evoluzione sostanziale che include il Regolamento eIDAS 2, che disciplina i servizi fiduciari e l’identità digitale, la Direttiva NIS 2 che estende gli obblighi di sicurezza a un numero crescente di enti e settori e il Regolamento AI Act che introduce nuove regole sul corretto utilizzo dei sistemi di intelligenza artificiale anche all’interno delle organizzazioni, comportando un grande impatto sui sistemi documentali.
In questo contesto, la preparazione del RDC non può essere improvvisata: richiede una solida base multidisciplinare, conoscenze tecniche e giuridiche approfondite, e la capacità di adattarsi rapidamente a un contesto in rapida evoluzione.
Prepararsi al ruolo con professionalità: online il nuovo Mastercourse per Responsabile della conservazione
Le modalità per accedere a questa professione possono essere variegate, ma ciò che può fare la differenza nell’attuale mercato digitale è una formazione professionalizzante, strutturata e fortemente orientata alla pratica, fondamentale per ricoprire il ruolo in modo efficace e autorevole.
Per rispondere a questa esigenza di preparazione specialistica, abbiamo sviluppato il nuovo Mastercourse Executive per Responsabile della Conservazione, inserito all’interno dell’offerta formativa del Dipartimento universitario DigitaLaw presso il Centro Internazionale di Ricerca CUIRIF. Si tratta di un percorso erogato in modalità blended, pensato per offrire una preparazione professionale completa che unisce teoria, normativa e pratica applicata seguendo un approccio interdisciplinare, garantito da docenti di consolidata esperienza. In questo senso, il corso si rivela utile per il conseguimento della certificazione come RDC erogata da enti accreditati, in quanto permette di acquisire:
- Solide conoscenze del quadro normativo aggiornato, sia nazionale che europeo;
- Capacità di analisi e gestione dei processi documentali digitali;
- Padronanza delle norme tecniche e degli standard internazionali;
- Competenze in ambito organizzativo, giuridico e tecnologico;
- Conoscenze per gestire tutte le fasi che compongono la dematerializzazione di un archivio cartaceo e relative verifiche.
Quest’ultimo aspetto, che rappresenta la parte più pratica del percorso, viene sviluppato all’interno di un laboratorio erogato in modalità streaming alla presenza dei docenti del corso, utile per acquisire competenze concrete, familiarità con gli strumenti e imparare nuove soluzioni sul campo. A questo, potranno aggiungersi anche altri laboratori opzionali, finalizzati ad ampliare in ambiti differenti le conoscenze acquisite.
Il percorso ha una durata complessiva di 34 ore ed è già disponibile nel nostro catalogo, pronto a formare professionisti del settore IT, avvocati, DPO, ingegneri, responsabili HR, imprenditori e manager come Responsabili della conservazione 2.0, fornendo tutte le competenze necessarie per far fronte alle sfide della nostra contemporaneità digitale.
